Dirigeant :

la gestion de vos frais de déplacement 

04/03/2025

Tout au long de l’année, vous avez engagé des dépenses au titre de vos frais professionnels (restaurant, hébergement, déplacement). Comment les gérer fiscalement, tant pour vous que pour votre société ? Nos conseils.

Pour votre société

Des frais déductibles… Les frais de voyage, de déplacement ou de restauration sont déductibles du résultat de votre société, pour autant qu’ils soient exposés dans l’intérêt de son exploitation.

… s’ils sont justifiés. Il est impératif d’être en mesure de justifier ces dépenses, et de s’assurer de leur caractère effectivement professionnel, au moyen de notes de frais explicatives, assorties de toutes les pièces justificatives nécessaires.

Et la TVA ?

Sur les frais de restaurant. La TVA est normalement récupérable par la société.

Sur les dépenses d’hébergement. À l’inverse, la TVA grevant des dépenses de logement ne sera pas récupérable, sauf si la dépense est engagée au bénéfice de tiers à l’entreprise.

Sur les frais de déplacement. La TVA sur les frais de transport (avion, train, taxi, location de voiture) engagés à l’occasion de déplacements professionnels n’est en principe pas déductible.

Sur les frais de carburant. S’agissant des frais de carburant, pour le gazole, le superéthanol E85 et l’essence, la déductibilité de la TVA dépend du type de véhicule utilisé. La TVA est ainsi récupérable à hauteur de 80 % pour les véhicules de tourisme (VP), et de 100 %, s’il s’agit d’un véhicule utilitaire (VU). Quant à la TVA sur le GPL, le GNV et l’électricité, elle est intégralement déductible, quel que soit le type de véhicule.

Stationnement et péage. Enfin, la TVA relative aux frais de parking et de péage engagés lors de vos déplacements professionnels est quant à elle récupérable.

Pour vous, dirigeant

.A savoir :

Pour déterminer le montant des frais kilométriques, il est admis d’utiliser le barème fiscal. Malgré son caractère forfaitaire, ce mode de calcul est assimilé à un remboursement de frais réels, et n’est donc pas imposable (s’il est justifié).

Un remboursement de frais non imposable. Si, en tant que dirigeant, vous engagez différents frais dans le cadre de vos déplacements professionnels, vous êtes en droit de vous les faire rembourser par votre société (frais de véhicules, restaurants, hôtels, etc.). Ces remboursements ne seront pas imposables, s’ils sont utilisés conformément à leur objet, si les dépenses ne sont pas elles‑mêmes déduites du revenu imposable, et à condition qu’ils correspondent aux frais réellement engagés.

Des frais déductibles de vos revenus ? Votre impôt sur le revenu tient compte de vos frais professionnels au travers de la déduction forfaitaire de 10 %. Vous pouvez cependant renoncer à cette déduction si vous estimez que les frais réellement supportés sont d’un montant supérieur. Vous pourrez alors déduire les frais engagés pour vous rendre sur votre lieu de travail, et les frais de déplacement pendant les horaires de travail s’ils ne vous sont pas déjà remboursés par votre société. Pourront également être déduits les frais supplémentaires de repas pris sur votre lieu de travail, si vous ne pouvez pas rentrer à votre domicile le midi et, le cas échéant, les frais de double résidence.

.A savoir :

Lorsque la distance entre le domicile et le lieu de travail n’excède pas 40 km, les frais kilométriques sont intégralement déductibles. Au‑delà, ils ne sont déductibles en totalité que si vous justifiez l’éloignement par des circonstances particulières (p.ex. contraintes familiales).

Les frais de déplacement (s’ils sont justifiés) sont déductibles des résultats de votre société. La déduction de la TVA dépendra quant à elle de la nature de la dépense. À titre personnel, vous pouvez opter pour les frais réels si les dépenses à votre charge, non remboursées par votre société, excèdent 10 % de votre rémunération.

Sourceslefebvre Dalloz du 28/11/2024

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